El documento administrativo, su contexto electrónico, tecnológico y normativo : una propuesta de cambio de paradigma.

Abstract

La Administración electrónica es actualmente el principal foco de atención de los legisladores y gobernantes, hecho contextualizado en otro de mayor envergadura, el denominado “Mundo Digital” que nos introducía Negroponte. La tecnología ha propiciado un nuevo conjunto de normas conducentes a mejorar la eficiencia, eficacia y ahorro (económico y de gestión) en el proceso administrativo y en la seguridad jurídica. A lo largo de la historia, la Administración ha dejado constancia de su actuación por medio de los documentos incluidos en los expedientes. Este procedimiento se modificó sustancialmente cuando la Informática se introdujo de forma progresiva en la gestión, comenzándose entonces a trabajar más con datos que con documentos. La tecnología actual nos permite recuperar ese terreno perdido, devolviendo al documento su protagonismo. La Administración electrónica crea un nuevo contexto de comunicación entre los estados y sus ciudadanos. A partir de ahora los documentos serán creados y/o transmitidos de forma electrónica, lo que conlleva a que será necesario el uso de nuevas herramientas para acceder a su contenido. El derecho de los ciudadanos a ese acceso, así como las exigencias jurídicas y sociales no deben verse disminuidas, más bien deben aumentar en este entorno. Fruto de una exhaustiva revisión de la normativa desarrollada y de un estudio minucioso de la literatura científica especializada, concluimos que predominan el “vino nuevo en odres viejos” en la implantación de esta nueva administración. Esto hace necesario plantear una propuesta de cambio de paradigma, especialmente centrada en la construcción de los documentos administrativos electrónicos que atienda debidamente a las necesidades de los ciudadanos y modifique ciertos vicios importados del contexto anterior y que ahora carecen de sentido. Esta propuesta de cambio responde a criterios de interoperabilidad, consulta literal, grado de seguridad, reforzando la integridad del documento mediante la firma y sello electrónico, así como adoptando el método biométrico de activación del proceso de firma electrónica. Los metadatos almacenados en los documentos adquirirán un protagonismo excepcional, tomando como referencia el esquema propuesto por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. Los documentos se construirán a partir de la secuenciación de un conjunto de capas, coincidentes con cada uno de los elementos que lo componen, conteniendo cada capa atributos, tales como el metadato y su contenido, así como una nota sobre si alberga datos protegidos y/o reservados. La construcción de copias auténticas parciales, otra novedad de nuestra propuesta, se realizará de forma automática, extirpando los datos protegidos y/o reservados del informe que se entregará al ciudadano que no tenga derecho a su consulta, pudiéndose así automatizar el acceso a los documentos (y sus copias) en base al rol del interesado. Palabras

EGovernment is currently the main focus of interest for legislators and rulers, contextualized in fact bigger one, called the "Digital World" introduced by Negroponte. Technology has led to a new set of rules to improve the efficiency, effectiveness and save (economics and management) in the administrative process and legal certainty. Throughout history, the Administration has indicated its action through the documents contained in the files. This procedure was substantially modified when Computing Science was progressively introduced into the management, began to work more with data with documents. Current technology allows us to recover the lost ground, returning to the document their originary role. EGovernment creates a new context for the communication between states and citizens: the documents will be created and / or transmitted electronically, which entails that will require the use of new tools to access to their content. The right of citizens to such access, as well as legal and social requirements should not be diminished, but rather it should increase into this environment. From of a comprehensive review of the regulations developed and a study of the scientific literature, we can conclude that the current trend to save "new wine in old bottles" in the implementation of this new administration. This leads to make a proposal of change of the paradigm, especially focused on building electronic administrative documents sufficiently capable to solve the needs of citizens and replace certain vices imported from the previous context and meaningless at present. This proposed change meets criteria for interoperability, query literal, level of security of the information, strengthening the integrity of the document by electronic signature and seal, adopting the method of activation biometric electronic signature process. The metadata stored in the documents will acquire a important role by reference to the proposed scheme by the Ministry of Finance and Public Administration. Documents will be built from the sequencing of a set of layers, coincident with each of the elements that compose it. Each layer will contain a set of attributes such as metadata and content, as well as an assessment of whether data has protected and / or reserved. Partial true copies construction -another novelty of our proposal- will be done automatically, removing the protected data and / or reserved of the report to be delivered to the citizen who is not entitled to your inquiry, being able to automate the access to documents (and copies) based on the role of the concerned person.